Soft skills: la gestione tempo

Il tempo manca solo a chi non ne sa approfittare. Gaspar Melchor de Jovellanos

L’inizio di questo articolo è decisamente brutale, perdonatemi, ma credo che la frase più triste e più frequente che sento pronunciare sia “vorrei, ma non ho tempo”.

Abbiamo tutti sperimentato momenti lunghissimi che sembrano ore, e ore trascorse tanto velocemente da sembrare minuti, quindi, almeno a livello teorico, sappiamo bene che il tempo non ha valore assoluto. Eppure sono ben pochi coloro che si impegnano ad usare in maniera proficua il proprio tempo.

Una buona gestione del tempo non corrisponde, secondo me, ad una corsa incessante in cui ogni istante è impegnato in maniera efficientissima.

Tutt’altro! Io credo che una gestione efficace e consapevole del tempo comprenda momenti di assoluto relax, ore in cui fermarsi a pensare.

Chi mi conosce sa che sono un’accanita sostenitrice di ciò che, molto poco elegantemente, chiamo “cazzeggio libero”: è un tempo che può rivelarsi davvero prezioso per risolvere problemi, trovare nuove idee, ampliare il benessere interiore. Contesto anche le giornate iper-organizzate dei bambini di oggi: il tempo di gioco libero dei bambini è fondamentale per uno sviluppo armonico della loro personalità. Parere mio, ovviamente, e non verità assoluta.

So bene che è difficile ricavarsi tempo libero, soprattutto per una donna che lavora. Tuttavia il tempo è prezioso, lo sappiamo tutti, e questa consapevolezza può essere una delle migliori fonti di stress.

Ciò che serve, per una buona gestione del tempo, è prima di tutto la consapevolezza di come lo si usa.

Una mia cara amica è sempre stressatissima, in continua corsa contro il tempo. Siamo amiche, abbiamo lavorato insieme, per qualche anno ha avuto l’ufficio vicino a casa mia. Così ho avuto modo di toccare con mano come utilizza il suo tempo. E ho cominciato a rifiutare i suoi inviti a prendere un caffè o un aperitivo insieme. Perché la sua gestione del tempo cominciava ad influire pesantemente sulla mia. Un caso pratico:

ricevo una telefonata alle 10.00 del mattino con invito per un aperitivo alle 18.30. Ma la telefonata dura mezz’ora perché vuole raccontarmi quanto era stata faticosa la riunione del giorno prima.
l’aperitivo, poi, inizia in realtà alle 19.00 perché ha ricevuto alcune telefonate in ufficio.
e quello stesso aperitivo dura oltre un’ora, di cui parte impegnata a raccontarmi nuovamente la stressante riunione del giorno prima, e parte preoccupata perché deve correre a casa a preparare la cena.

La ciliegina sulla torta è però il fatto che l’amica citata non è per nulla consapevole di quanto tempo passa al telefono a chiacchierare, così ritiene di non avere mai tempo per sentire gli amici. E concludendo ogni cosa in regolare ritardo si sente sempre l’acqua alla gola.

Una delle esperienze più faticose, e contemporaneamente illuminante, è stata un progetto vissuto come dirigente in azienda.

L’obiettivo ufficiale del progetto era migliorare l’efficienza dei diversi reparti: quello reale era verificare se si poteva ridurre il personale. Io ero coordinatore per la mia direzione.
Fu chiamata un’importante società di consulenza, famosissima a livello internazionale, che ci fornì una serie di moduli in cui registrare per alcuni giorni come impiegavamo le ore di lavoro. Fu sconvolgente.
Ciò che mi lasciò sorpresa non furono le ore trascorse in chiacchiere, in una certa misura facevano parte del lavoro, e considerando l’inutilità di molte riunioni a cui partecipavano i vertici aziendali non trovavo molta differenza tra il tempo “perso” per quattro chiacchiere al caffè tra due impiegati e il tempo perso da mega dirigenti aziendali in riunioni palesemente inutili.
La vera cosa inaspettata fu che molte persone non avevano la più pallida idea di come trascorrevano le loro giornate di ufficio e solo quando furono costrette a contare materialmente il tempo si resero conto che avrebbero potuto, con poco sforzo, consegnare i lavori in tempo utile, godersi le pause, evitare straordinari non pagati, …

Consapevolezza e organizzazione sono le chiavi per una buona gestione del tempo. E questo porta ineludibilmente ad una migliore qualità di vita. Si può fare!

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